Sheets til cheferne, Notion til producenterne: Find den content planner, der passer til formålet
Jeg bliver af og til spurgt om anbefalinger til content planners. Altså: Hvilket værktøj skal man bruge, hvis man vil arbejde både strategisk og operationelt med indhold?
Og svaret er lidt irriterende, men også ret enkelt:
Det afhænger af, hvem der skal bruge content planeren — og til hvad.
Der findes ikke ét værktøj, som er bedst til det hele. Det giver mere mening at vælge format ud fra funktion end at lede efter den perfekte platform.
For en content planner er ikke bare en plan. Den er et arbejdsredskab. Og forskellige mennesker har brug for forskellige slags arbejdsredskaber.
Notion til dem, der faktisk laver indholdet
Lige nu bruger jeg Notion til at koordinere og versionere indhold på tværs af fem sprog og fem editors, både som webindhold og SoMe-indhold.
Det fungerer godt, fordi vi både kan få overblik og gå i detaljen. Vi kan se status på tværs i et kanban board (Tak, Martin), men vi kan også åbne den enkelte post, arbejde i teksten, kommentere, versionere og følge fremdriften.
Det er kort sagt et godt værktøj til dem, der producerer.
Og det er vigtigt, for der er mange content planners, som ser flotte ud udefra, men som er elendige at arbejde i for dem, der faktisk skal skrive, redigere, koordinere og publicere.
Hvis planen skal bruges i den daglige drift, skal den fungere for producenterne.
Sheets til dem, der gerne vil se, at der er styr på det
Af og til laver jeg en content plan i Sheets (eller Excel, hvis du er til MS).
Ikke fordi det er mit foretrukne værktøj til selve arbejdet. Men fordi det ofte er et godt format, når planen skal vises til nogen, der ikke selv arbejder med SoMe, web eller content produktion til daglig.
Et ark kan være fint til at skabe overblik. Det kan vise, at der er tænkt strategisk. At der er sammenhæng. At der er deadlines, ansvar og retning.
Men det er sjældent dér, det reelle arbejde bedst bliver gjort.
For mig er Sheets mest nyttigt som et præsentationsformat. Ikke som et produktionsværktøj.
Til gengæld kan det laves på mange niveauer:
som årshjul
som kvartalsplan
som kampagneplan
eller som et mere taktisk overblik over indhold, kanaler og timing
Så ja: Sheets kan være glimrende. Og man kan få fine templates, så det ser næsten spiseligt ud!
Slack til synlighed og fælles overblik
I mit team har vi også haft et andet behov: ikke bare at planlægge indhold, men at skabe synlighed om, hvad der faktisk bliver produceret.
Det har vi løst med en automatisering i Slack (tak igen, Martin Ingolf og Tobias Marshall-Heymann), hvor en publicering trigger en besked med link i en dedikeret kanal. Lige nu er det kun for web-indhold, men jeg tror vi skal prøve det med SoMe-indhold også.
Det er ikke en content planner i klassisk forstand. Men det er stadig en vigtig del af vores content setup.
Det gør det muligt for kolleger uden for MarCom at følge med. Det gør det lettere at kommentere på hinandens arbejde. Og det gør det lettere at sende lokaliseringer eller opfølgninger videre.
Det er også en påmindelse om, at planlægning ikke er det eneste behov. Nogle gange er det vigtigste faktisk at kunne se outputtet samlet og løbende.
Slides og bureau-planer kan sagtens være fine
Jeg får også leveret content plans fra bureauer. For eksempel vores finske og norske bureau.
Det er ofte bare en tabel på et slide. Og det fungerer ærligt talt tit helt fint til formålet.
Hvis man skal have overblik, diskutere prioriteringer eller præsentere et forslag, behøver det ikke være mere avanceret end det.
Men igen: Der er forskel på noget, der er godt til overblik, og noget, der er godt til samarbejde om indhold.
Når detaljerne skal på plads, når tekster skal udvikles, når flere skal arbejde sammen, og når indhold skal versioneres og tilpasses, så fungerer det sjældent særlig godt i slides alene.
HubSpot, LinkedIn og alt det andet
Vi har også brugt HubSpot. Det kan være fint til schedulering og eventuelle godkendelsesflows.
Men det er ikke dér, jeg synes, det bedste strategiske overblik nødvendigvis bor.
Og ja, man kan også planlægge direkte i platformene. For eksempel på LinkedIn. Men deres værktøjer er efter min mening så ringe, at det ikke giver mening at bygge sit overblik op omkring dem.
Det bliver hurtigt mere bøvlet end hjælpsomt.
Den rigtige content planner er den, der passer til opgaven
Det vigtigste spørgsmål er derfor ikke: Hvilken content planner er bedst?
Det vigtigste spørgsmål er: Hvem skal bruge den — og hvad skal den hjælpe dem med?
Skal den bruges til at producere?
Til at koordinere?
Til at godkende?
Til at give ledelsen overblik?
Til at vise output?
Til at samarbejde med bureauer?
Til at håndtere flere sprog og markeder?
Det er de spørgsmål, der afgør hvad du skal vælge.
Min tommelfingerregel
Min tommelfingerregel er nogenlunde sådan her:
Notion til producenterne.
Sheets til cheferne.
Slack til synlighed.
Resten afhænger af konteksten.
Der findes ikke én perfekt content planner.
For det betyder, at man godt må bygge sit setup efter virkeligheden i stedet for efter en eller anden forestilling om, at ét værktøj burde kunne det hele.